Nu har vi ett års erfarenhet av Kammarkollegiets ramavtal för kommunikations-tjänster som började gälla 2019 för avrop från myndigheter- och kommuner.

Ramavtalet innehåller ett mycket brett utbud av kommunikationstjänster för små, medelstora och stora myndigheter och kommuner, men det finns en hel del utmaningar.

Efter ett tiotal genomförda avrop med förnyad konkurrenssättning från Kammarkollegiets ramavtal för kommunikationstjänster har Telemanagement reflekterat över de möjligheter och utmaningar som avrop från ramavtalet i praktiken innebär.

Komplext och snårigt

Vår första reflektion är hur komplext och snårigt avtalet är med alla bastjänster, tilläggstjänster och kravkatalog. Det är också förvirrande med överlappande tjänster och olika tjänstebenämningar för samma tjänst. Vi har dessutom hittat felaktigheter i avtalet som kan ha en direkt negativ betydelse för beställaren.

Sammantaget är vår uppfattning att avtalet har för många kombinationsmöjligheter med en inkonsekvent blandning av tjänster där många är kravställda i detalj medan några bara är kravställda i rubrikform. Allt detta gör att det är svårt att göra tydliga och lätthanterliga avrop.

Syften uppnås inte men ändå användbart

Då det är komplext och svårt att avropa från så förenklas inte en upphandling vilket är ett av syftena med ett ramavtal.

De flesta medelstora- och stora avropande organisationer har behov av- och ser en stor fördel med Ramavtalets möjligheter att ställa tilläggskrav enligt kravkatalogen. Tyvärr ser vi ett mönster där leverantörerna väljer att inte svara då man ställer lite högre tilläggskrav.

Trots utmaningar och brister i avtalet, så fungerar det relativt bra att avropa från om man sätter sig in i avtalet och förstår fallgroparna. Räkna dock med att ett avrop med förnyad konkurrensutsättning kräver lika mycket arbete- och kompetens som en vanlig upphandling.

Några råd på vägen

Står ni i begrepp att genomföra ett avrop av kommunikationstjänster så utgå från de behov och krav som verksamheten har för sitt digitaliseringsarbete. Mobilitet är som bekant en hörnsten i en behovsanalys. Lika viktigt är kundmötet. Hur ska framtidens ”kundmöten” ske? Ifrågasätt alla tjänster ni har i dag – behövs dom verkligen eller driver dom bara kostnad och förvaltning? Finns det behov av att spara pengar så kan ett nytänkt både spara pengar och ge bättre kommunikationslösningar.